Una guida alla Gestione dell’Inventario per Piccole Imprese

3 lug 2024

Scopri tutto ciò che c’è bisogno di sapere a riguardo:

Cos’è la Gestione dell’Inventario?
Consigli per la Gestione dell’Inventario per Piccole Imprese
Metodi di Gestione dell’Inventario
Programmi per la Gestione dell’Inventario

La gestione dell’inventario è essenziale per ottenere il meglio dalla tua piccola attività. Dopotutto, una grossa fetta del tuo capitale potrebbe essere vincolata all’inventario, quindi mantenerne il controllo dovrebbe essere una priorità.

Mantenere le cose in ordine potrebbe aiutarti a diminuire le perdite e sostenere la domanda dei clienti. Non vuoi perdere vendite perché hai finito le scorte o gettare un alimento invenduto perché scaduto.

Dall’arrivo del Covid, le chance di imbattersi in un prodotto marcato come “tutto esaurito” sono aumentate del 250%¹. Mentre questo può essere causato da una mancanza di fornitori, anche previsioni errate e gestione dell’inventario possono avere un impatto significativo. Questo può dare ai clienti una brutta impressione riguardo la tua attività e potrebbe scoraggiarli dall’ordinare in futuro.

Che si venda al dettaglio, o si possegga un’attività di ristorazione, o un salone di bellezza, si possono trarre benefici riconsiderando in che modo si tiene conto del proprio magazzino. Ottieni le ultime notizie sulla gestione dell’inventario per le piccole imprese con la nostra guida completa e utili consigli per aiutarti a rimanere organizzato.

Cos’è la Gestione dell’Inventario?

La Gestione dell’Inventario è il processo che utilizzi per mantenere il controllo del magazzino, che siano prodotti, equipaggiamento, ingredienti o resi.

Devi mantenere il controllo della merce dal momento in cui arriva nel tuo deposito o retrobottega, al momento in cui viene venduta, così come quando ne ordini di nuova per rifornire il magazzino.

Qui alcuni esempi di cosa la tua attività dovrebbe controllare.

Ristoranti e bar

Inventario degli alimenti e delle bevande, incluse le materie prime
Ordine d’acqusito
Scorte di sicurezza

Vendita al Dettaglio

Prodotti pronti per essere venduti
Resi, organizzati in base a cosa può essere rivenduto e cosa invece è danneggiato
Prodotti che possono essere venduti online o dentro il negozio
Materie prime
Prodotti che sono in transito verso i clienti

Centri benessere e Spa

Prodotti in vendita
Prodotti usati per i trattamenti dei clienti
Resi, organizzati in base alla possibilità di essere rivenduti o se sono danneggiati

Palestre e centri ricreativi

Ogni alimento venduto, ad esempio proteine in polvere e snack.
Equipaggimento – mantenere il controllo di ciò che dovrebbe essere sostituito o aggiornato (Prodotti “MRO”)
Catena di approvvigionamento

Consigli per la Gestione dell’Inventario per Piccole Imprese

Assicurati che tutto il tuo inventario sia organizzato il meglio possibile implementando questi suggerimenti:

Etichetta e organizza tutti i prodotti con chiarezza fin dal principio – Assicurati di non mischiare accidentalmente oggetti simili ma diversi. Assicurati che le etichette siano chiare e facili da leggere.
Conserva i resi in un’area dedicata – Mantieni i tuoi resi in un’area separata, verificandone la qualità prima di selezionarli ed inserirli fra i prodotti adatti alla vendita. Non vuoi finire per vendere prodotti di qualità scadente.
Ricontrolla regolarmente il magazzino a dovere – Affidarsi ai dati posseduti, siano questi automatizzati o inseriti manualmente, senza ricontrollarli può essere una tentazione, ma è necessario assicurarsi che siano corretti.
Abbi sempre pronto un piano per le emergenze – “Congela” del capitale per le scorte dell’ultima ora e stabilisci una lista di fornitori che possono aiutarti nelle emergenze. Sarà cruciale nei periodi particolarmente problematici.
Mantieni standard alti per tutti i processi – Dal momento in cui ricevi ed organizzi la merce nel magazzino, fino a quando tieni traccia delle vendite. Questo riduce la possibilità di commettere errori.
Organizza la merce secondo il modo in cui deve essere venduta – Mantieni le merci in aree separate in base a cosa si vende online e cosa si vende in negozio. Puoi anche raggruppare la merce in base al valore o la priorità di vendita, per esempio gli occhiali da sole potrebbero essere una priorità per i mesi estivi.
Tieni conto delle spedizioni dei fornitori – Questo ti aiuterà ad evitare di ordinare troppa merce per sbaglio. Se hai un inventario grande, potrebbe essere utile assumere una persona che si occupi del controllo delle scorte.
Individua le merci che i clienti non comprano– Controlla quali oggetti sono rimasti invenduti negli ultimi sei mesi e smetti di ristoccarli. Se ne avessi grandi quantità, potresti metterli in saldo per liberarti di almeno una parte della quantità in stoccaggio.
Digitalizza le tue previsioni– Un sistema di gestione online può aiutarti a migliorare le tue previsioni. Questo ti offrirà una panoramica delle cifre delle tue vendite passate, previsioni di crescita e le tendenze del mercato – tutti elementi che faranno parte del calcolo per le previsioni delle vendite future.

Questo ti aiuterà non solo ad organizzare meglio il tuo spazio, ma i dati ti saranno utili a limitare lo spreco della merce e ti aiuteranno a capire quali prodotti, elementi del menù o servizi sono più popolari.

Metodi di Gestione dell’Inventario

Ecco alcuni metodi che puoi utilizzare. Vorrai sperimentare quali siano i migliori per te, provandoli su scala minore.

Ecco alcuni consigli sulla gestione dell’inventario ed approcci utilizzabili nei vari settori.

Primo a entrare, primo a uscire (FIFO – First in, first out)

Questo è un semplice ma popolare metodo di gestione dell’inventario. La tecnica FIFO è ottima specialmente per prodotti deteriorabili. Con questa tecnica, ti assicuri la vendita della merce più datata prima di qualsiasi altro nuovo prodotto ricevuto.

Nonostante ci sia il bisogno di mantenere organizzato un magazzino, un deposito o un qualsiasi luogo dedicato allo stoccaggio della merce per applicarla con successo, ti aiuterà a sprecare meno merce possibile. Il miglior modo per organizzare le tue scorte secondo la tecnica FIFO è aggiungere i nuovi prodotti dietro quelli presenti, anziché davanti. In questo modo, riesci sempre a vendere prima i prodotti che durano meno.

Livelli di stoccaggio standard

Anche noto come “par levels”, questo metodo si basa sul trovare le quantità standard da avere per ciascun prodotto in base alla domanda della clientela.

Assicurati di mantenere sotto controllo i livelli del materiale stoccato ed ordinarne di più prima di rimanerne privo o quasi.
Non devi effettuare grandi ordini ogni volta, ma solo quanto basta per essere sicuro di sostenere la domanda, evitando la perdita di vendite potenziali.

Potrebbe volerci del tempo per capire e studiare le quantità standard, perciò questo potrebbe non essere il miglior metodo di gestione dell’inventario per le nuove attività. Potresti anche scoprire che questo cambia stagionalmente.

Gestione ABC

Probabilmente avrai alcuni prodotti più popolari o importanti di altri. Un tipo di gestione dell’inventario consigliato è conosciuto come il metodo di gestione ABC.

Ѐ quello secondo il quale la merce viene posizionata secondo categorie come l’importanza o i ricavi forniti. “A” rappresenta i prodotti più richiesti e “C” rappresenta i prodotti venduti con più lentezza.

All’inizio questo processo potrebbe richiedere molto tempo. In definitiva, comunque, consentirà una migliore gestione a lungo termine. Consente anche di dare maggiore attenzione ai prodotti più redditizi e aiuta con il marketing e le promozioni – come i servizi offerti in collaborazione con Groupon.

Appena in tempo (Just in time – JIT)

Il metodo di gestione dell’inventario “just in time” è quello in cui si mantiene il livello più basso di merce necessaria per soddisfare la domanda dei clienti. Rifornisci la merce solamente quando la quantità è bassa, invece di ordinarla in anticipo.

Questo metodo è rischioso e richiede una grande pianificazione, ma è la soluzione ideale per chi non ha grandi spazi per lo stoccaggio. Nonostante sia vitale mantenere fornitori affidabili affinché funzioni correttamente, il metodo contribuisce a risparmiare fondi e tagliare i costi limitando la quantità di merce inutilizzata.

Programmi per la Gestione dell’Inventario

La tecnologia può apportare notevoli aiuti e convenienti soluzioni per le piccole attività, svolgendo compiti difficili funzioni amministrative al tuo posto. I programmi di gestione dell’inventario non sono da meno.

Puoi trovare le guide alle ultime opzioni più gettonate online². I benefici spesso includono:

Segnalazioni per quando le merci devono essere ristoccate
Riduzione del rischio di errore umano
Integrazione con il tuo programma di contabilità
Semplificazione della raccolta dati
Prevenzione per lo stoccaggio eccessivo o carenza di prodotti
Accessibilità dell’inventario da qualsiasi dispositivo
Previsioni più accurate
Miglioramento dell’organizzazione attraverso i dipartimenti – dal magazzino al negozio.

Questo ti aiuterà ulteriormente a prevedere quali prodotti andranno bene e a tenere traccia delle date di scadenza dei prodotti deperibili.

Come per ogni sistema computerizzato, dovrai prestare attenzione ad eventuali problemi col sistema. Salva i tuoi dati regolarmente per assicurarti che non ti causino problemi. Devi anche essere consapevole dell’eventualità che qualche hacker potrebbe tentare di accedere ai dati della tua attività.

Proteggiti aggiornando firewall e programmi anti-virus e informati sui consigli generali per la cyber-sicurezza.

Dovrai lo stesso mettere tutto in ordine secondo stock e dati immessi. Ma avere i dati su un computer ti aiuterà comunque ad organizzare la gestione dell’inventario per piccole imprese come la tua.

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