Come gestire al meglio la catena di approvvigionamento

Una catena di approvvigionamento è la rete tra la tua azienda, i fornitori e i distributori. Tale rete serve per far arrivare un prodotto all’acquirente¹. Per esempio, la catena di approvvigionamento di un ristorante potrebbe essere formata da:

• L’agricoltore che fornisce le verdure fresche
• Un servizio di trasporto per far arrivare i prodotti al ristorante
• Il fattorino che consegna l’ordine a domicilio 

Gestire la catena di approvvigionamento significa supervisionare tutte le operazioni che la compongono, garantendo che ogni passo del processo sia il più efficiente e conveniente possibile, nel rispetto sempre della qualità. Questo procedimento dovrebbe significare un aumento dei profitti, considerando che il 79% delle aziende con catene di approvvigionamento superiori alla media riportano una crescita del fatturato superiore alla media². Analizzare e ottimizzare la vostra catena di approvvigionamento vi aiuterà a individuare e lavorare sulle aree di miglioramento, sia dal punto di vista finanziario che operativo. 

Il COVID-19 ha avuto un impatto enorme sulle catene di approvvigionamento in tutti i settori, con più dell’80% delle imprese che ha dichiarato di aver incontrato serie difficoltà con le forniture nel corso del 2020³. Le grandi aziende hanno spesso catene di approvvigionamento solide ma dispendiose che difficilmente si adattano a imprevisti e nuove sfide. Le piccole imprese come la vostra, invece, hanno la possibilità di ripensare e migliorare il processo in pochi passi. 

Informatevi sulla domanda

Per capire qual è la domanda per la tua attività, esamina le vendite precedenti di prodotti e servizi. Cerca di capire quali sono i piatti più popolari del tuo ristorante, i massaggi più venduti nella tua Spa o i servizi di manicure preferiti dalle clienti del tuo salone per farti un’idea di quello che i clienti cercano e si aspettano. 

Questo vi aiuterà anche a fare una stima della domanda e a garantire che i vostri ordini siano esatti, evitando eccedenze di magazzino e sprechi. Cambiate il vostro modello aziendale, se necessario, e adattate la vostra catena di approvvigionamento di conseguenza per migliorare i profitti. 

Alcune aree hanno visto un aumento della domanda durante il COVID-19, in particolare il settore tecnologico e le aziende che offrono servizi online o che consegnano a domicilio, che hanno saputo trarre vantaggio dallo smart working e dalle nuove circostanze⁴. Questo modello offre alle aziende un’ottima opportunità per approfittare di questa crescente domanda e potrebbe influenzare le loro scelte future. 

Create rapporti di collaborazione proficui

Migliori sono le relazioni con i fornitori, la logistica e le ditte di consegna, più facile è la gestione della catena di approvvigionamento. Quando si è alla ricerca di fornitori, una delle priorità dovrebbe essere costruire una buona relazione con i propri collaboratori. Quando scegliete un fornitore, prendete in considerazione: 

• Costi

• Qualità

• Affidabilità

• Attitudine

• Lealtà

I fornitori devono apportare un valore aggiunto alla vostra attività, che si tratti di prodotti di ottima qualità che servirai ai clienti del tuo ristorante o delle migliori tinte per capelli per il tuo salone. I costi sono un fattore importante per garantire una collaborazione economicamente vantaggiosa, ma anche l’affidabilità è fondamentale – sapere che tutto arriverà in tempo non solo per la tua azienda, ma anche per i tuoi clienti. Tutti questi elementi possono influire sulla tua reputazione e su come la tua azienda viene vista e percepita dall’esterno. 

Per creare una solida collaborazione, c’è bisogno che entrambe le parti si mostrino aperte e ragionevoli. Prima di firmare un contratto con un nuovo fornitore leggete le recensioni dei clienti e chiedete un po’ in giro per farvi un’idea. Controllate anche se ci sono vantaggi/sconti fedeltà.

Valutate bene i fornitori

Per trovare i migliori fornitori possibili, dovresti incontrarli e organizzare un colloquio prima di decidere se lavorare con loro o meno. Per trovare i fornitori più adatti alla tua azienda consulta riviste di settore, ma anche elenchi di aziende locali e di organizzazioni commerciali. 

Prepara una lista dei probabili fornitori e organizza un incontro con i candidati scelti, proprio come se stessi cercando un nuovo elemento per il tuo staff. Durante il colloquio, valutate ogni fornitore in base ad alcuni punti chiave – possibilmente usando una scala da 1 a 10 – poi confrontate i risultati per capire chi sarà il migliore. Di un fornitore dovreste valutare:

• Capacità – sono e saranno in grado di gestire il volume degli ordini in base alle vostre esigenze?
• Controllo – quanto controllo hanno sulla loro catena di approvvigionamento? Potrebbero esserci dei ritardi?
• Comunicazione – hanno una buona capacità di comunicazione e sapranno informarvi tempestivamente in caso di problemi?
• Coerenza – sono affidabili e forniranno prodotti sempre della stessa qualità?
• Situazione finanziaria – il fornitore ha una situazione finanziaria stabile in grado di garantire l’adempimento degli ordini?

Naturalmente nessun fornitore sarà perfetto, perciò concentratevi su quelle aree che vi interessano di più.

Pensate a un piano B

L’utilizzo di un solo fornitore comporta vari rischi – soprattutto nei momenti difficili. Anche se può semplificare la logistica della catena di approvvigionamento, in caso di ritardi o mancate consegne da parte del vostro fornitore, questi disagi influiranno direttamente sulla vostra attività. Potranno rallentarla o avere un impatto negativo sulla qualità del servizio offerto ai clienti, con conseguenze negative per la vostra reputazione. 

Cercate, perciò, altri fornitori, simili a quelli con cui già collaborate, e informatevi sulla loro disponibilità. Potreste fare una prova e, se va bene, usare questi nuovi fornitori man mano che la tua attività si espande. Avere due fornitori crea concorrenza tra di loro, ma ti permetterà di avere un sostituto qualora ce ne fosse bisogno. 

Puntate al miglioramento costante della vostra catena di approvvigionamento

La catena di approvvigionamento è parte integrante di qualsiasi strategia aziendale e c’è sempre un margine di miglioramento. Che si tratti di trovare tovaglioli nuovi a un prezzo più conveniente per il tuo ristorante, fornitori di prodotti per capelli che consegnano un giorno dopo l’acquisto o nuovi collaboratori con i quali ti è più facile comunicare, ogni cambiamento è ben accetto. 

Una buona gestione della logistica e della catena di approvvigionamento implica un contatto regolare con i fornitori. Tuttavia, richiede anche una valutazione ed analisi costante del processo per identificare le aree di miglioramento, qualora i processi dovessero non essere efficienti in termini di tempi o costi. 

Contattate fornitori locali

Ricorrere a dei fornitori locali può fornire molti vantaggi alla vostra azienda. Potrebbe ad esempio:

• Minimizzare i rischi. I disastri naturali, come terremoti o tornadi, possono colpire le catene di approvvigionamento a livello nazionale e internazionale⁵.. Un approccio locale vi permetterebbe di non dover far fronte a queste eventualità. 
• Ridurre le spese di trasporto. Il ricorso a fornitori e produttori locali che hanno la propria sede vicino alla vostra potrebbe ridurre significativamente i costi di consegna. 
• Contribuire a sostenere la tua comunità. Investire in aziende locali contribuisce a favorire lo sviluppo della comunità, mettendo in contatto consumatori e professionisti di aree diverse. 

Durante la pandemia, per esempio, alcuni ristoranti si sono organizzati con dei produttori locali per facilitare la distribuzione del prodotto. Hanno agito come intermediari per la vendita di prodotti direttamente dal produttore al consumatore, prendendo gli ordini, gestendo le vendite e organizzandone il ritiro. 

Ricorrete all’outsourcing per compensare i vostri punti deboli

L’outsourcing, detta anche esternalizzazione strategica, della catena di approvvigionamento può far risparmiare alle aziende, in cinque anni, fino al 20% delle spese sostenute⁶.. Analizzate la logistica della vostra catena di approvvigionamento per identificare eventuali punti deboli, aree in cui state spendendo troppo tempo o denaro e affidatene la gestione a terzi. 

Anche se l’esternalizzazione ha un costo, questo investimento dovrebbero essere recuperato facilmente: delegando infatti alcuni compiti ad esperti del settore, il vostro staff potrà concentrarsi su ciò che sa fare meglio, che si tratti di tagliare i capelli, riparare auto o creare un gustoso menu. 

Diventate partner di Groupon e affidate il marketing delle vostra azienda a esperti del settore, così avrete più tempo da dedicare agli aspetti operativi della vostra attività. 

¹ https://www.mecalux.it/blog/supply-chain-cos-e
²https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/it/Documents/about-deloitte/Deloitte_SupplyChain_light.pdf
³ https://www.reply.com/lea-reply/it/supply-chain-durante-e-dopo-covid-19
⁴ https://www.ft.com/content/844ed28c-8074-4856-bde0-20f3bf4cd8f0
⁵ https://www.supplychaindigital.com/procurement/localised-supply-chain-could-minimise-disaster-risk
⁶https://www.scmr.com/article/supply_chain_technology_its_not_just_for_big_businesses_anymore_but_is_it_e