Il Groupon Booking Tool è una soluzione online per gestire in modo semplice e intuitivo le tue prenotazioni Groupon e non-Groupon. Grazie a questo strumento avrai il pieno controllo sull’acquisizione dei clienti nuovi e abituali e potrai gestire i tuoi appuntamenti in modo semplice e diretto. 

In questa guida vengono spiegate le diverse funzioni della Vista Calendario, della Vista Capacità e della Vista Prenotazioni, e le modalità di utilizzo del Booking Tool al fine di gestire le interazioni con i clienti e gli appuntamenti da loro prenotati. Qui descriviamo inoltre come sincronizzare il Groupon Booking Tool con altre piattaforme di prenotazione.

Il Groupon Booking Tool è facilmente accessibile attraverso il Merchant Center. Ti consigliamo di scaricare l’App di Groupon Merchant Center, dove potrai accedere facilmente a tutte le funzionalità del Booking Tool.

Per maggiori informazioni su come accedere al Booking tool guardate questo video.

• Vista Calendario
• Vista Capacità
• Vista Prenotazioni
• Funzione di riscatto dei voucher
• Funzione di prenotazione
• Funzione di ricerca
• Funzione di classi
• Sincronizzazione del Booking Tool

Viste

 

Il Booking Tool offre tre diverse viste: la Vista Calendario, la Vista Capacità e la Vista Prenotazioni. 

Vista Calendario 

 

Offre una panoramica delle prenotazioni con una visualizzazione settimanale.

Come usare la Vista Calendario?

• Clicca sulla scheda Calendario per visualizzare la panoramica iniziale.
• Scorri l’opzione dell’intervallo di tempo per selezionare la vista settimanale.
• In caso di più sedi, è possibile selezionare da un elenco a discesa il calendario di una determinata location.
• La Vista Calendario mostra tutte le prenotazioni per impostazione predefinita, ma puoi anche usare i filtri per visualizzare solo i clienti Groupon o non-Groupon.

• Le tipologie di clienti sono codificate con colori: clienti Groupon con il verde e clienti non-Groupon con il bianco.
• Un blocco orario, ad esempio quando l’attività è chiusa, viene visualizzato in grigio. 

• Clicca su una prenotazione specifica per visualizzare il nome e il numero di telefono del tuo cliente. Cliccando sull’anteprima, sarai reindirizzato ai dettagli della prenotazione.

Trovate maggiori informazioni su come usare la Vista Calendario in questo video.

Vista Capacità 

 

Questa funzione consente di gestire la capacità Groupon e di mettere in pausa le prenotazioni online. Inoltre, è possibile adattare le fasce orarie disponibili cliccando sul giorno scelto. È quindi possibile aumentare o diminuire la capacità o bloccare una fascia oraria se non si vogliono accettare più prenotazioni per quel giorno specifico.

Come usare la Vista Capacità? 

• In questa sezione puoi aggiustare le specifiche fasce orarie disponibili. Cliccando su una particolare fascia oraria è possibile impostare la relativa capacità con i tasti + e – o mettere in pausa la fascia nel caso in cui non si desideri ospitare più clienti in quel giorno.

Trovate maggiori informazioni su come usare la Vista Capacità in questo video.

Vista Prenotazioni 

 

La Vista Prenotazioni consente ai Partner di visualizzare tutti gli appuntamenti registrati, di effettuare il check-in o di visualizzare i dettagli dei clienti. L’obiettivo principale è quello di fornirti informazioni su chi ha prenotato e permetterti di riscattare velocemente i voucher. 

Come usare la Vista Prenotazioni?

• Per accedere a questa vista clicca sul link Prenotazioni nella barra di navigazione in alto.
• Vedi l’elenco dei clienti che arrivano il giorno selezionato e tutti i relativi dettagli.
• Qui, puoi anche visualizzare lo status del check-in per ogni prenotazione. Vi spiegheremo come completare il check-in in questo post, nella sezione Riscatto dei Voucher.

• Cliccando su una prenotazione pianificata, la si mette in evidenza e ne vengono visualizzati i dettagli, come i dati di contatto, il numero di partecipanti e le opzioni di prenotazione.

Trovate maggiori informazioni su come usare la Vista Prenotazioni in questo video.

Funzioni

 

In questa sezione spieghiamo come utilizzare il Booking Tool al fine di gestire le interazioni con i clienti e le loro prenotazioni.

Funzione di riscatto dei voucher

 

Esistono 2 modi per ottenere il pagamento:

• Il più semplice e veloce è quello di accedere al Groupon Booking Tool dal computer o nella Merchant App e di effettuare il check-in dei tuoi clienti al loro arrivo. Ti consigliamo di farlo subito per non dimenticare a quali prenotazioni erano associati i singoli clienti. 
• Se hai problemi ad identificare un cliente, chiedigli di mostrare il codice a barre che si trova nella versione digitale del voucher e scannerizzalo con la Merchant App. Ricordati che scegliendo tale metodo non vedrai i dettagli della prenotazione al momento del riscatto, quindi ti raccomandiamo di utilizzare sempre il tasto check-in nel tuo Groupon Booking Tool.

È obbligatorio effettuare il check-in di ogni cliente Groupon o riscattare il suo voucher. Non è necessario fare entrambe le cose. Puoi effettuare il check-in dei clienti al momento dell’erogazione del servizio o fino a 7 giorni dopo.

Come effettuare il check-in dei clienti?

• Accedi al tuo Booking Tool.
• Clicca sulla Vista Prenotazioni.
• Clicca sul pulsante Check-in. Il tuo cliente è ora registrato.
• Il riscatto avverrà la notte dopo il check-in. Il pagamento avviene con la solita frequenza.

Trovate maggiori informazioni su come effettuare il check-in dei clienti in questo video.

Nella sezione ”Redemption” (Riscatto) potrai controllare se dei voucher in concreto sono stati riscattati o meno. Da qui è possibile vedere tutti i riscatti oppure filtrarli per: riscatti avvenuti ieri; negli ultimi 7, 30, o 90 giorni o durante un intervallo di date specifico.

Per poter riscattare i voucher di Groupon tramite il Booking Tool, assicurati di registrare ogni cliente.

Se un cliente non si presenta all’appuntamento che aveva prenotato, per poter ricevere il pagamento, dovrai segnalarlo come ”No Show” (Non si è presentato) nella sezione ”Bookings” (Prenotazioni) entro sette giorni dalla data della prenotazione.

Funzione di prenotazione 

 

Se i clienti ti chiamano o si presentano con un voucher, è possibile creare una prenotazione per conto loro utilizzando il codice di sicurezza sul loro voucher. È possibile aggiungere anche le prenotazioni dei clienti non-Groupon.

Come aggiungere prenotazioni o blocco orario?

• Clicca su Aggiungi voce al calendario.

• Per i clienti Groupon inserisci il codice del voucher o clicca su Altre Prenotazioni per aggiungere i clienti non-Groupon.
• Utilizza il blocco orario se non vuoi accettare prenotazioni. Puoi bloccare il tempo un’unica volta o impostare l’opzione in modo che il blocco si ripeta ogni giorno, settimana, mese o anno.

Trovate maggiori informazioni su come aggiungere una voce al calendario in questo video.

Funzione di ricerca

 

Se devi trovare i dettagli di un determinato cliente, cerca il suo nome. La barra di ricerca si trova nel menu in alto su tutte le schermate.

Come utilizzare la funzione di ricerca?

• Fai clic sulla barra di ricerca.
• Digita almeno i primi 3 caratteri del nome o del cognome del cliente.
• Selezionando un risultato si accede alla prenotazione corrispondente nella Vista Prenotazioni.

Trovate maggiori informazioni su come utilizzare la funzione di ricerca in questo video.

Funzione di classi 

 

All’interno del Groupon Booking Tool puoi aggiungere e gestire le classi. 

Questa funzione offre un’enorme flessibilità in termini di configurazione. Ad esempio, se vendi un pacchetto di cinque lezioni di yoga su Groupon, ora puoi specificare a quali lezioni possono iscriversi i clienti di Groupon: Hatha Yoga, Ashtanga Yoga ecc.

Come aggiungere, modificare o cancellare classi?

• Per aggiungere una classe, clicca su Impostazioni nel menu a sinistra, quindi su Disponibilità e Aggiungi classe.
• Per ogni classe puoi aggiungere informazioni specifiche come il nome, la descrizione, l’ora di inizio e di fine, oltre a precisare, se del caso, la frequenza.
• Una classe può essere modificata o cancellata nella vista Disponibilità o Calendario:
  • Per modificare o cancellare una classe nella vista Disponibilità clicca su Impostazioni nel menu a sinistra, e quindi su Disponibilità. Ora è possibile modificare le informazioni su ogni classe, oppure cancellare una classe cliccando su Cancella classe.
  • Oppure, una classe può essere modificata o cancellata dalla vista Calendario. Nella vista Calendario clicca su una classe specifica e quindi su Modifica Classe nel popover. Le modifiche possono essere applicate a una o tutte le classi presenti nella serie.
  • Se per una classe sono già state effettuate delle prenotazioni, ne sarai informato da un prompt prima di poter procedere alla modifica o alla cancellazione di quella classe.

Come aggiungere prenotazioni per una classe?

• Una volta aggiunta la classe, vai alla vista Calendario e passa il mouse sulla classe selezionata.
• Clicca su Aggiungi Prenotazione. Ora è necessario aggiungere un codice di sicurezza valido per i clienti Groupon.

Come visualizzare le prenotazioni per una classe? 

• Passa il mouse su una classe specifica e clicca su Vedi Prenotazioni.
• In questo modo verranno visualizzate tutte le prenotazioni relative a questa classe.

More information on how to manage classes can be found in this video.

Sincronizzazione del Booking Tool

 

La sincronizzazione a 2 vie di Google Calendar consente di collegare il tuo Groupon Booking Tool con Google Calendar per importare ed esportare le prenotazioni / gli eventi. 

La sincronizzazione presenta molti vantaggi, in particolare per quanto riguarda la semplificazione delle transizioni tra due sistemi di prenotazione e il controllo della tua capacità.

Come utilizzare la sincronizzazione del calendario a 2 vie?

• Accedi al tuo Groupon Booking Tool e clicca su Impostazioni, e poi su Calendar Sync.

• Clicca sulla scheda per accedere al tuo account di Google.
• Se hai più account Google, seleziona l’account che desideri collegare al tuo Groupon Booking Tool.
• Clicca su Consenti.

• Scegli la migliore opzione per il tuo business. La scelta ideale è quella di attivare Importa ed esporta poiché in questo modo: Le prenotazioni del Groupon Booking Tool appariranno nel tuo Google Calendar scelto e gli eventi di Google Calendar appariranno nel tuo Groupon Booking Tool.
• Se gestisci più calendari, ti verrà chiesto di selezionare un Calendario Groupon da cui importare e a cui esportare le prenotazioni (seleziona tra le opzioni indicate).
• Clicca su Fine.

• In abbonamento iCal, clicca su Copia URL.
• Vai al tuo Google Calendar scelto e trova la scheda I miei calendari o Altri calendari (che di solito si trova nell’angolo sinistro del calendario).
• Clicca su + ¹.

• Clicca su “Da URL”.
• Incolla il link da iCal.
• Clicca su Aggiungi calendario.

      Nota: Puoi modificare un evento solo dal calendario di origine. 

• Se un evento viene creato in Google Calendar, deve essere modificato da lì.
• Se un evento viene creato in Groupon Booking Tool, deve essere modificato nello stesso strumento. Tale evento può essere visualizzato in Google Calendar, ma non può essere modificato da lì.
• Devi comunque effettuare il check-in dei clienti usando il Groupon Booking Tool.

Fai crescere il tuo business grazie al Groupon Booking Tool

 

Il Groupon Booking Tool è fondamentale per coinvolgere i tuoi clienti, grazie alle funzioni che spaziano dalla gestione degli orari e della capacità, alla prenotazione e al check-in degli ospiti. Tale semplicità d’uso migliorerà l’esperienza del cliente e porterà all’aumento delle prenotazioni nuove e ripetute contribuendo alla crescita del tuo business. Il Groupon Booking Tool è facilmente accessibile attraverso il Merchant Center. Per qualsiasi domanda su come ottimizzare l’utilizzo del tool, contatta il tuo agente commerciale o il nostro team di Merchant Service all’indirizzo partner.it@groupon.com.

 

L’articolo è stato pubblicato originariamente nel mese di 2020 e aggiornato l’ultima volta nel mese di marcia 2022.

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