Galateo delle riunioni virtuali: Come presentarsi al meglio durante una videochiamata

Scopri l’importanza di:

• Tecnologia

• Dress code

• Luogo

• Puntualità

• Disattivazione microfono

• Attenzione

• Ospitare un incontro

• Terminare la connessione in modo educato

La videoconferenza è sempre stata un mezzo pratico per rimanere in contatto con i colleghi, i clienti e i fornitori quando non ci si poteva incontrare nella stessa stanza. Ha contribuito a ridurre le distanze e ha permesso di collaborare alle persone residenti in tutto il mondo.

Ma da quando è scoppiata la pandemia del COVID-19, la videoconferenza è diventata molto di più. Adesso è una necessità assoluta per chi deve restare in contatto, anche quando si vive nella stessa città. Nel marzo 2020, le app di videoconferenze aziendali hanno raggiunto 62 milioni di download in una sola settimana¹. Questo dimostra l’incredibile grado di dipendenza delle aziende dal lavoro a distanza, grazie al quale possono rimanere in contatto con tutti coloro di cui hanno bisogno.

Ogni settore sta subendo questo cambiamento. Che tu sia un’estetista o il proprietario di un bar, dovrai abituarti a svolgere almeno una parte della tua attività comodamente da casa tua: il che significa un sacco di incontri virtuali.

Che tu sia l’organizzatore o uno dei partecipanti, con molta probabilità dovrai considerare tanti aspetti nuovi: da tutti gli elementi che vedi sullo schermo, alla scelta degli abiti. Dai un’occhiata al nostro galateo delle riunioni online e scopri alcuni nuovi consigli per garantire che il tuo team rimanga impegnato in questi tempi strani.

Consigli di galateo per le riunioni virtuali

Se per te è una novità, partecipare a una conference call può essere sorprendentemente stressante. Le modalità di svolgimento delle riunioni sono cambiate molto da quando numerosi professionisti si sono affidati ai meeting virtuali – ecco alcuni consigli per affrontare con successo il prossimo incontro di lavoro.

Verifica il funzionamento dei tuoi dispositivi (cerca di utilizzare un laptop invece di un cellulare)

Se usi un nuovo software o una nuova attrezzatura per la prima volta, è sempre meglio controllare in anticipo che tutto funzioni. Così, quando arriverà il momento di unirsi all’incontro, non sarai ostacolato da difficoltà tecniche. Un microfono difettoso o problemi di connessione Internet possono compromettere l’intera riunione. In media, perdiamo nove minuti per ogni ora di riunione² a causa di problemi tecnici e di configurazione: fai tutto il possibile per evitare tale problema. Utilizza un laptop piuttosto che un cellulare per partecipare a riunioni virtuali. Con computer è più facile prendere appunti, e la qualità della connessione risulta generalmente più stabile.

Vestiti in modo appropriato

Il modo in cui ti presenti davanti alla fotocamera è importante tanto quanto durante un incontro di persona. Tuttavia, se indossi abiti troppo formali, potresti sentirti a disagio e quindi meno sicuro di te stesso. Cerca di vestirti in modo elegante ma confortevole. Quando si è a casa, il fatto di vestirsi al lavoro aiuta inoltre a passare mentalmente alla modalità “operativa”, e quindi contribuisce alla maggiore concentrazione. In un sondaggio realizzato quest’anno, quasi la metà degli intervistati ha dichiarato che business casual è il look migliore per chi desidera essere considerato autentico, innovativo e degno di fiducia durante le riunioni virtuali³.

Luogo adatto

Scegliere la stanza giusta per organizzare una riunione virtuale potrebbe richiedere un po’ di tempo. Dovrebbe essere un posto illuminato dove non si crea riverbero mentre si parla. Anche la migliore connessione o un laptop di ultima generazione non serviranno a nulla se gli altri ti vedranno sotto forma di un’ombra e sentiranno l’eco. Trova una fonte di luce naturale a casa tua e posiziona la videocamera in modo da potervisi affacciare – altrimenti rischi di aumentare ancora di più l’effetto ombra. Crea un ambiente professionale riordinando lo spazio dietro di te, visibile alla telecamera.

Puntualità

Non va mai bene presentarsi in ritardo, non importa se si tratta di un incontro faccia a faccia con i colleghi o di una conferenza virtuale con un cliente o un fornitore. Controlla due volte i tuoi dispositivi per evitare problemi tecnici che potrebbero causare un ritardo e avverti sempre l’organizzatore del meeting se non riesci ad arrivare in tempo. Se sei tu a organizzare l’incontro, può essere utile chiedere a tutti di arrivare puntuali nell’invito.

Disattivazione microfono

Durante un incontro online, il rumore di fondo può disturbare molto gli altri. Forse ti è già capitato di partecipare a una chiamata e sentire quel rumore strano della tua voce che torna attraverso gli altoparlanti. Per ridurre al minimo le interruzioni metti il microfono in mute, a meno che non tocchi a te parlare. In questo caso potrebbero essere utili anche le cuffie con microfono, o solo le cuffie per evitare che l’audio non venga captato dal microfono mentre si parla.

Attenzione

Ovviamente è molto più chiaro capire chi non ascolta durante un incontro faccia a faccia, ma è una semplice cortesia dedicare ad ogni meeting il massimo dell’attenzione. Secondo un sondaggio⁴, l’82% delle persone che partecipano a riunioni virtuali allo stesso tempo lavora ad un progetto non correlato al tema del meeting, il 40% invia SMS o naviga sui social e il 25% gioca ai videogiochi. Cerca di rimanere fermo e metti da parte il tuo cellulare durante una videochiamata. 

Consigli su come organizzare un incontro online

Passare da incontri faccia a faccia a incontri virtuali richiede un certo adattamento. Se sei tu ad ospitare l’incontro, ci sono alcune cose che potresti fare per rendere l’esperienza meno scoraggiante:

• Prepara un’agenda della riunione
• Presenta tutti all’inizio
• Chiedi alle persone più silenziose se c’è qualcosa che vorrebbero aggiungere
• Controlla se le persone hanno difficoltà tecniche o se riescono a sentire gli altri

Al termine del meeting

Una volta concluso l’incontro, passa il mouse sul pulsante End Call. Ma se dovessi incontrare qualcuno di persona, è improbabile che usciresti dalla stanza altrettanto in fretta. Se necessiti di rivedere i tuoi appunti, perché non invitare altri partecipanti ad un altro incontro? Oppure, se il tempo lo permette, resta connesso per qualche minuto e fai nuove conoscenze.

Sapere come comportarsi durante le riunioni virtuali è importante proprio come quando ci si incontra di persona, quindi prenditi un po’ di tempo per perfezionare le tue capacità ed evitare intoppi. 

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¹https://techcrunch.com/2020/03/30/video-conferencing-apps-saw-a-record-62m-downloads-during-one-week-in-march
²https://www.viewsonic.com/library/business/wasting-time-meetings/
³https://hbr.org/2020/06/dress-for-the-remote-job-you-want
⁴https://www.mediapartners.com/how-to-beat-distraction-and-make-the-most-of-virtual-meetings.html